2008年1月8日お問合せフォームからの内容に応じて見積書などを作成するとき

オンライン企業がお問合せフォームからの内容に応じて見積書などを作成するときの話をしようと思います。

IT系企業でなくとも、製造業、物流、出版、その他のあらゆる業種でオンライン上での見積フォームがないと商売が成り立たないほど、重要な役割をしている場合があります。

見積フォームは、商品の購入にあたり必要とされる諸条件などを予めお客様に選択していただき見積書の作成に関しての手間を効率化するために自社のホームページなどに設置している場合が多いと思います。

フォームのページを作成する場合、HTMLで作成したフォームに対してPHPやCGIのプログラムでこれらのデータとやり取りをしなければならないためプログラムの知識が必須です。複数のサイトを持っており、サイト毎に見積（お問合せ）フォームを作成したり、商品にマッチしたお問合せフォームや、商品ごとやカテゴリ毎にお問合せフォームが必要な場合、フォームの作成はとても大変と言えるでしょう。

例えばこんなお問合せフォームがあります。これは弊社がECサイトの制作をする前にお客様などに前もってお伺いする前段階のアンケート的なものです。見て分かるとおり結構な設問量があります。もしこれを手書きで書いた場合、膨大な時間がかかることでしょう。

もちろん、弊社ではこれを手書きで書いているわけではありません。自社で販売しているソフトの宣伝になるのですが、eSupportヘルプデスクの一部の機能を利用してこのページは作成されています。

eSupportという言葉自体を始めて聞く方もいると思いますが、eSupportはヘルプデスクといってオンライン上でお問合せ管理を行うためのソフトウェアなのですが、そのお問合せを管理するための1つの機能に”カスタムフィールド”という機能が実装されています。

このカスタムフィールド機能を応用すると、弊社の例のような高度なお問合せフォームを特別な知識や技術は不要で誰でも作成することができます。時間にしてフォームの内容にもよりますが5分もあれば十分でしょう。

しかし見積フォームとして利用する場合、これだけではまだ物足りません。
この次の段階としてユーザーが送信したデータが単にメールで通知されるだけでなく、データベース化されて、ウェブページ上からも過去の見積データの全てが見れる必要性があると思われたと思います。そして、大量に保存された見積データを項目別に全文検索したりする必要性も出てくると思います。見積もりに関して、ユーザーに質問したお問合せ内容や、その返信内容までも全て記録しておく必要もあります。
この全てを実はeSupportが実現できているんです。お問合せデータは全てデータベースに保存されるためいつでも参照、検索、項目別に検索、項目別に編集することができます。

ここまでの段階で必要性があるかどうかという分かれ道になると思うのですが、このソフトは本来見積フォームなどで利用するのではなく、ユーザーサポートなどのお問合せフォームやよくある質問集として利用されるべきソフトなわけですが、いろいろと機能がある中で、何気に最近発見したので紹介させていただきました。

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